Stellenneubesetzung in kleinen Betrieben

von Roland Schulz

Gerade für kleine Unternehmen ist eine Stellenneubesetzung eine herausfordernde Aufgabe. Uns geht es da nicht anders. Für uns haben wir den richtigen Weg gefunden: Unser Bewerbungsverfahren ist zwar recht umfangreich, aber für uns passend und effizient. Unsere bisherigen Erfahrungen möchte ich an der Stelle gern teilen. Bei Fragen können Sie sich jederzeit an mich wenden: Roland Schulz (0351 274991-51 bzw. schulz@wissensimpuls.de). 

Das Anforderungsprofil: Wenn es sich um Stellen handelt, die es vorher bereits gab, so ist meistens ein Stellenprofil vorhanden. Hier fiel uns auf, dass dieses sich mit der Zeit ändert - auch wenn die Stelle eigentlich absolut identisch ist. Beispiel: Bei uns wurde ursprünglich eine Reisebereitschaft von 2 - 5 Tagen im Monat gefordert. Dies entsprach nicht mehr der Realität und wurde auf 5 - 8 Tage hochgesetzt. Dabei half auch das Feedback von anderen, die ähnliche Aufgaben bei uns haben.

Die Stellenausschreibung: Neben der Beschreibung der Aufgaben und des Profils lag das Hauptaugenmerk auf der Attraktivität der Firma: Wer sind wir? Was macht uns aus? Und wir wollten ein realistisches Anforderungsprofil. Daher wurde dieses ganz stark auf die zentralen Punkte reduziert: Bachelor ist ausreichend - gelernt wird sowieso "on-the-Job". Vorausgesetzte Zusatzqualifikationen: keine, denn... gelernt wird sowieso "on-the-job". Daher auch die Offenheit für Berufseinsteiger, die uns letztlich manchmal mehr Erfahrung mitgebracht haben, als Menschen, die bereits seit 10 Jahren den gleichen Job gemacht haben. Für die Veröffentlichung nutzen wir immer die Jobbörse der Agentur für Arbeit. Zusätzlich kamen dieses Mal noch XING und StepStone dazu.

Einladung zum Bewerbungsgespräch: Da wir Arbeitsproben hatten, die eine gewisse Vorbereitung benötigten und für welche alle Bewerberinnen und Bewerber vorher von uns Materialien bekamen, erfolgte hier bereits bei manchen ein Umdenken. "Reisetätigkeit ist mit Übernachtung verbunden?" - Ja, sollten wir beim nächsten Mal deutlicher herausstellen in der Stellenausschreibung. "Der Fokus liegt zunächst auf dem Seminarbereich?" - Ja, deshalb steht der Punkt ganz oben. Hier prüfen wir auch nochmals, ob wir das anders hervorheben. Aber: Wir haben zumindest 2-3 Menschen und uns selbst wieder unnötigen Aufwand erspart.

Ablauf der Bewerbungstage: Wir haben 5 Etappen pro Bewerberin bzw. Bewerber, die sich insgesamt auf knapp 4 Stunden strecken. Dazu zählen neben der Begrüßung noch zwei Arbeitsproben, ein Vorstellungsgespräch und ein Realistic Job Preview. Der Umfang hat auch den Charme, dass das gesamte Team involviert ist und sich nachher eine Meinung über die Bewerberin bzw. den Bewerber bilden kann - und umgedreht.

Etappe 1 - Begrüßung (15 min): Wir haben zu Beginn einen Moment zum Ankommen eingeplant. Hier erfolgt eine kurze Begrüßung, die örtlichen Gegebenheiten und der gesamte Ablauf werden erläutert. Und anschließend gibt es noch etwas Small-Talk. Unser Ziel: Für Ruhe und Entspannung sorgen, damit nachher auch die richtige Leistung abgerufen wird sowie ein erstes Kennenlernen ermöglichen.

Etappe 2 - Arbeitsprobe am PC (45 min): Wir hatten vor 3 Jahren für die Stelle der Teamassistenz eine Arbeitsprobe entwickelt, die die Nachbereitung eines Seminars simuliert. Dabei werden Outlook, Word und ein beliebiges Grafikprogramm eingebunden. Wir nutzen die Aufgabe mittlerweile für alle Stellen, da sie sich bewährt hat und in der Zwischenzeit kontinuierlich verbessert wurde (wir haben jetzt z. B. mündliche Instruktionen und Mitschriften - wie es im Arbeitsalltag eben auch per Zuruf Aufgaben gibt). Aber einen großen Nachteil gibt es: Sie differenziert nicht sonderlich stark. Die meisten sind hier gut bis sehr gut. Dennoch fallen extreme Abweichungen auf, was für den Auswahlprozess dann doch wieder hilfreich ist. Auch weiche Faktoren, wie z. B. der Umgangston in der Mail, helfen uns bei der Einschätzung.

Etappe 3 - Arbeitsprobe als Seminarleitung (45 min): Die zweite Arbeitsprobe ist eine Zusammenstellung von 3 Seminarabschnitten (aus unterschiedlichen Seminaren), die in 45 Minuten präsentiert werden. Dabei wurden gezielt Abschnitte gewählt, die viel Interaktion beinhalten, verschiedene Medien mit einbinden und methodisch interessant sind (z. B. auch eine anzuleitende Aufstellungsübung). Der Kreis der Teilnehmenden wurde dann durch 2-4 zukünftige Kollegen bzw. Kolleginnen sowie unsere beiden aktuellen Praktikantinnen gestellt. Wir arbeiten dabei komplett ohne Rollen - es gibt also keine bösen Überraschungen. Allerdings gibt es alltägliche Situationen: Aufgrund der enggetakteten Zeiten stoße ich manchmal etwas später dazu (die Info gibt es aber direkt am Anfang) oder der eine oder andere hat einfach mal noch eine inhaltliche Frage oder einen inhaltlichen Gedanken. Und ja, wir finden die Themen auch nach dem 10. Durchgang immer noch spannend - meistens! ;-) Warum keine Rollen im Plenum verteilt und keine festgelegten stressauslösenden Situationen provoziert werden? Weil es uns nichts bringt: Wir möchten insbesondere intern Transparenz leben und unterstützen uns gegenseitig. Das Gefühl kann ich nicht authentisch vermitteln, wenn ich Spiele spiele - es widerspricht dem, wofür wir stehen. Und der Mehrwert für die spätere Auswahl ist mir ebenfalls unklar: Es gibt sowieso noch Vorbereitung für solche Situationen und selbst wenn unsere Leute vor Ort beim Kunden sind, sind wir durchgängig bei Fragen erreichbar - zeitlich uneingeschränkt. Diese Situation tritt also nie in der Art auf.

Etappe 4 - Vorstellungsgespräch (60 min): Zu Beginn gibt es ein kurzes Feedback zur Präsentation. Die Gespräche danach sind recht klassisch gehalten und decken Aspekte wie Vorbereitung auf die Firma, Loyalität und Entwicklungswünsche ab. Darüber hinaus werden ganz klassisch situative Fragen gestellt, die wir bereits vor 6 Jahren entwickelt haben und bei der vorherigen Suche vor einem Jahr nochmals erweitert hatten. Abgefragt werden damit Aspekte zum Umgang mit Teilnehmenden und das persönliche Engagement sowie Belastbarkeit. Am Ende des Gesprächs werden die Rahmenbedingungen genannt und potenzielle Nachteile der Stelle hervorgehoben. An der Stelle hat sich gegenüber dem letzten Durchlauf inhaltlich wenig, aber methodisch viel verändert: Die Knackpunkte (Reisetätigkeit, zu Beginn ein eher eingeschränktes Tätigkeitsfeld) werden mehrmals betont, weil wir gemerkt haben, dass Beschönigungen nichts bringen. Immerhin wollen wir lange und zufrieden zusammenarbeiten. Anschließend wird das weitere Vorgehen erläutert, indem die Bewerberin bzw. der Bewerber immer ein Wochenende Zeit bekommt und sich dann melden soll, ob wirklich noch Interesse an dem Job besteht. Für uns ist dieses Commitment ganz entscheidend.

Etappe 5 - Realistic Job Preview (45 min bzw. open end): Um ein möglichst umfassendes Bild der anstehenden Arbeit vermitteln zu können, ist es natürlich nicht ausreichend, wenn im Vorstellungsgespräch eine Führungskraft darstellt, wie toll die Arbeit in der Firma ist. Hier hilft dann meist das Gespräch mit einem zukünftigen Kollegen bzw. einer Kollegin. Damit das Setting etwas angenehmer ist, haben wir uns dazu entschieden, es in einem kleinen Café um die Ecke durchzuführen. Das schien uns sehr angenehm und dennoch bodenständig genug. Die Kollegin, die diese Etappe durchführte, sollte dabei ein realistisches Bild vom zukünftigen Job vermitteln. Sie sollte zudem authentisch sein, was schöne Seiten am Job sind, aber auch herausfordernde. Die Empfehlung war, einen Arbeitstag im Büro als auch einen Tag vor Ort beim Kunden zu schildern.

Auswertung: Am Ende fließen alle Aspekte aus den 5 Etappen ein. Zum einen gibt es für einzelne Etappen konkrete Bewertungskriterien (für die Arbeitsproben gibt es jeweils Checklisten mit Punkten bzw. Noten, für das Vorstellungsgespräch gibt es Anker für die Punktvergabe). Darüber hinaus gibt es dennoch ganz viel Bauchgefühl: Jedes Teammitglied gibt noch eine persönliche Wertung ab. Alle Einzelaspekte fließen dann zusammen mit den persönlichen Bewertungen in eine große Excel und anhand vorgegebener Wichtungen werden Gesamtpunkte ermittelt. Dadurch ergibt sich eine Rangfolge.

Entscheidung: Zum Abschluss wird im Team nachgefragt, welche Favoriten es gibt - wenn möglich auch mit Begründung. Die Entscheidung wird dann unter Einbezug dieser Rückmeldung als auch der Gesamtpunkte (und der Einzelergebnisse) getroffen - und nochmals von ganz viel Bauchgefühl korrigiert: Ist die Zusammenarbeit langfristig ausgelegt? Ist die Passung zum Team vorhanden? Wie werden die Auswirkungen auf die Firma sein? Da für uns Auswahlprozess, Einarbeitung und Übergabe der Kunden sehr aufwendig sind, werden unter Umständen auch die "Besten" nicht berücksichtigt. Oder die Passung zum Team ist nicht gegeben, was uns später auch nur unnötig viel Kraft kosten würde. Daher auch hier die Empfehlung: Bauchgefühl ganz bewusst in die Entscheidung einbeziehen, untermauern mit Fakten und Feedback (vom gesamten Team) und dann gezielt als verantwortliche Stelle die Entscheidung eigenständig treffen.

Feedbackgespräche (15 - 45 min): Im Rahmen der Absage erhält jede Bewerberin und jeder Bewerber noch die Möglichkeit, sich einen Termin für ein telefonisches Feedback zu sichern. Dabei werden alle Etappen des Bewerbungsprozesses beleuchtet - selbst zum Small-Talk zu Beginn kann es Rückmeldungen geben, wenn etwas auffällig war. Wir möchten damit ganz deutlich rüberbringen, was zu welcher Einschätzung geführt hat und welche Folge hatte. Aus der Erfahrung heraus nimmt ca. die Hälfte die Möglichkeit wahr. Die Dauer variiert dabei stark: Manchmal gibt es nur wenige konkrete Punkte, manchmal verweisen wir aber auch auf andere Unternehmen, die z. B. gerade ähnliche Stellen besetzen oder geben auf Wunsch auch ein kurzes Feedback zur Karriereplanung. Zugleich ist es für uns auch eine gute Möglichkeit, mit etwas Abstand nochmals eine Rückmeldung zu unserem Bewerbungsprozess zu bekommen, damit dieser optimiert werden kann.

Mein persönliches Fazit: Es waren drei richtig anstrengende, aber vor allen Dingen auch interessante und erkenntnisreiche, Tage mit vielen tollen Menschen. Es hat unglaublich viel Spaß gemacht, die Menschen kennenzulernen, sie und ihre Motivation zu verstehen und auch insbesondere in den Feedbackgesprächen auch etwas zurückzugeben. Wir haben viele tolle Rückmeldungen zum ganzen Ablauf, aber auch zu unserer Firma und deren Philosophie erhalten - und wir konnten die Stelle mit der für uns perfekt passenden Person besetzen.

Das als kleiner Gedankengang zu Möglichkeiten von Bewerbungstagen für KMU. Falls Sie auch Interesse haben, Ihre Bewerbungsabläufe zu optimieren, dann sprechen Sie mich einfach an. Ich würde mich sehr freuen, Ihnen ebenfalls den einen oder anderen Anstoß geben zu können: Roland Schulz (0351 274991-51 bzw. schulz@wissensimpuls.de). 

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