Ich weiß wovon ich spreche: Zeitmanagement

von Katrin Bihs

Es ist noch nicht lange her, da haben wir das Buch „Noch mehr Zeit für das Wesentliche“ von Prof. Dr. Lothar Seiwert vorgestellt. Wir haben uns davon inspirieren lassen und selbst einige Sachen ausprobiert.

Monatliche Aufgabenplanung: Pufferzeiten

Für die monatliche Aufgabenplanung haben wir einen einfachen A4-Zettel, auf dem wir alle anstehenden Aufgaben für den kommenden Monat notieren, inklusive Zeitabschätzung. Warum das wichtig ist? Je nach Struktur der Aufgaben sollten Sie nicht mehr als 80 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit verplanen. Bei besonders abwechslungsreichen Aufgaben, die stark variieren, sogar nur 50 Prozent. Wir haben nicht selten die 100 Prozent Marke übertroffen, weil wir im Vorfeld zu viel eingeplant hatten und im laufenden Monat doch noch ein Seminar eingekauft oder ein Projekttermin verschoben wurde. Stress ist dann vorprogrammiert. Achten Sie daher auf ausreichende Pufferzeiten und zögern Sie nicht, auch zwischendrin Ihre Prioritäten neu zu prüfen und zu setzen!

Tägliche Aufgabenplanung

Nach der Ankunft im Büro ist der erste Schritt bei uns eine kurze Planung des Tages: welche Aufgaben stehen für heute an, wann will ich diese erledigen und wieviel Zeit gebe ich mir dafür? Insbesondere letzteres vereinfacht es, dass Aufgaben nicht überzogen werden. Denken Sie an eine der Grundregeln des Zeitmanagements: man braucht immer so lange für eine Aufgabe, wie man sich Zeit dafür nimmt.

Zur Visualisierung: Persönliches Kanban

Kanban bezeichnet eine Methode, Produktionsprozesse effektiver zu machen. Doch Kanban eignet sich auch sehr gut dafür, eigene Aufgaben zu planen und zu verwalten. Dafür brauchen Sie nur Folgendes: ein Whiteboard oder alternativ Pinnwandpapier, welches Sie an der Wand befestigen können, bunte Klebezettel und einen Stift zum Schreiben. Nun unterteilen Sie Ihr Whiteboard in drei Spalten: to do, doing, done. In die Spalte to do kommen alle anstehenden Aufgaben, die Sie noch nicht bearbeiten, in die Spalte doing alle Aufgaben, die Sie derzeit bearbeiten und in die Spalte done alle Aufgaben, die Sie erledigt haben. Jede Aufgabe wird dabei auf einen extra Klebezettel geschrieben, die Sie nach Kategorien farblich unterteilen können.

Toll ist, dass Sie einerseits aufgrund der sich füllenden Klebezettel in der Spalte done einen richtigen Motivationsschub erleben können. Andererseits überschätzen Sie Ihre eigene Zeit nicht – denn in die Spalte doing dürfen nur maximal 5 Aufgaben rein.

Letztlich können wir Zeit nicht sparen oder hinzugewinnen, sie ist eine feste Größe. Doch wie wir sie nutzen, das liegt in unserer Hand.

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